Agence immobilière : passez au travail à distance

Le contexte économique et social est actuellement largement imprévisible et assurément compliqué. Dans ces conditions certains parmi vous avaient peut être déjà envisagé de faire évoluer leurs méthodes de travail et décidé de privilégier le travail à distance et le télétravail. Peut être que d’autres parmi vous se retrouvent contraints à faire ce choix sans s’y être vraiment préparés.

Quelque soit votre situation et le niveau d’avancement de votre réflexion sur le travail à distance nous allons vous aider à sauter le pas et vous aider à vous adapter aux nouveaux impératifs qui vous sont fixés. Voici un petit point sur les avantages à tirer d’un travail à distance et de la dématérialisation.

Un contexte instable et compliqué

Au gré des actualités et des décisions politiques les impératifs et interdictions qui vous sont fixées évoluent en permanence. Toute ceci rendant très compliqué la mise en place d’une organisation stable.

Vous avez su vous adapter et parfois vous réinventer pour modifier l’organisation quotidienne de votre travail. Trouver des solutions. Vous avez par ailleurs aussi acquis une expérience lors du premier confinement.

Aujourd’hui votre activité transactions immobilières est entravée. Vous ne pouvez plus réaliser de visites et cette partie de votre activité est en pause.

Disposer d’une activité de gestion immobilière : un point fort

Heureusement vos autres activités de gestion immobilière peuvent continuer à fonctionner pas tout à fait normalement bien évidemment mais sans être moins figées. La location, la gestion locative et le syndic continuent donc de représenter un support de la stabilité financière de votre business. C’est une chance et si vous avez décidé de développer ces activités vous percevez la pertinence du choix que vous avez fait.

Oui en ces périodes troublées et instables la gestion immobilière et la location sont des piliers solides sur lesquels vous allez pouvoir vous appuyer.

Si vous ne disposez pas de ces activités dans la palette de vos métiers nous ne pouvons que vous conseiller de les développer. En effet une activité de gestion immobilière présente plusieurs points très positifs :

• Elle permet de moins subir les aléas conjoncturels et de s’affranchir des cycles haussiers et baissiers de l’activité de transactions
• Elle vous apporte des revenus récurrents liés aux honoraires de gestion. Si vous avez une activité de gestion locative chaque loyer encaissé vous permet de générer une rémunération et ceci tous les mois
• Conséquence de ces deux points positifs une activité de gestion immobilière valorise mieux votre fonds de commerce. Une agence immobilière qui a une activité de gestion étant par définition moins impactées par les aléas conjoncturels et générant des revenus réguliers elle a une valeur plus importante à la revente.

Que ce soit l’un de vos métiers ou que vous souhaitiez la développer voici quelques conseils sur la façon d’organiser au mieux votre gestion immobilière.

Privilégiez le cloud pour pouvoir travailler à distance

Alors que nous entrons dans une 2^ème vague de contaminations liées au Covid 19 et que des spécialistes nous annoncent une possible 3^ème vague nous devons nous préparer au fait que notre bureau ne sera plus forcément le seul endroit où nous exercerons notre activité.

Dans ces conditions il est à présent impératif que notre outil de travail soit accessible par internet. Devoir se rendre au bureau ou à l’agence pour gérer son activité devient en effet un véritable handicap pour s’adapter au monde économique actuel et au monde économique à venir.

Il faut à présent pouvoir se connecter à son logiciel de gestion immobilière de n’importe où. C’est un gage de flexibilité et d’adaptabilité. Lorsque le contexte devient changeant il est impératif de pouvoir s’adapter rapidement. C’est ce qui permet un logiciel full web.

Faciliter une partie des interactions avec la clientèle avec un extranet

En immobilier le contact humain reste un élément essentiel et le tout digital n’est certainement pas une solution d’avenir. Mais il n’empêche que beaucoup des interactions que nous pouvons avoir avec nos locataires, copropriétaires doivent à présent s’appuyer sur des outils numériques.

Dans ce contexte mettre en place un extranet est devenu très important. En effet il permet de supprimer toute une partie largement improductive des tâches qui étaient alors réalisées par les gestionnaires immobiliers. Quel intérêt peut-on ainsi réellement trouver dans le fait de transmettre une quittance de loyer à un locataire qui nous appelle pour la recevoir. Pas grand intérêt à vrai dire lorsque l’on peut lui mettre à disposition ce document directement sur un espace sécurisé.

En se déchargeant de ces actions répétitives, improductives et peu intéressantes un extranet vous faciliter la vie.

Dans un contexte où votre agence immobilière est potentiellement fermée l’utilisation d’un extranet immobilier est encore plus incontournable. Elle renforce l’image que vous donnez d’un professionnel qui quelque soit le contexte continue d’assurer ses missions.

Digitaliser sa gestion des problèmes et des travaux

Lorsque l’on se croise tous les jours à l’agence il est plus simple de pouvoir évoquer les problèmes apparus dans des locations ou des copropriétés. On peut aussi plus facilement rencontrer les artisans, organiser les actions.

En période de confinement tout ceci devient plus complexe. C’est pourquoi il est important d’enregistrer tous ces événements dans un logiciel de gestion. On évite ainsi les pertes d’informations et on se donne l’opportunité de centraliser en un point tous les renseignements dont on peut avoir besoin.

En utilisant la gestion des sinistres et des travaux de votre outil vous avez la possibilité :

• De stocker tous les documents liés à vos sinistres ou travaux (devis, photos, ordres de services) dans la gestion électronique de documents (GED) et de vous assurer de les retrouver facilement
• De partager l’information facilement que ce soit avec vos locataires, propriétaires ou copropriétaires en partageant les documents ou en bénéficiant de la messagerie intégrée
• De faire valider facilement les décisions qui nécessitent l’accord de votre mandant. Ainsi en quelques clics et grâce à l’extranet vous aurez la possibilité de demander l’accord d’un propriétaire pour la réalisation d’une dépense.
• Enfin et c’est un point intéressant vous valorisez le travail que vous pouvez faire au service de vos mandants et qu’ils ne perçoivent pas forcément tout le temps à la hauteur du temps que vous y engagez. En étant transparent sur votre gestion des sinistres et des travaux que vous pilotez votre propriétaire bailleur ou votre conseil syndical se rendront compte des services que vous leur rendez et du travail que vous accomplissez pour eux.

Profitez donc de cette période de confinement pour numériser votre gestion des travaux et sinistres. Le contexte vous y incite et vous avez assurément beaucoup de positif à en retirer pour votre activité.

Faites signer vos documents électroniquement

Poussé par le nouveau contexte sanitaire et économique la signature électronique se développe à une vitesse impressionnante. Ceci à tel point que la signature de documents à l’agence immobilière sera peut-être demain l’exception et non plus la règle.

Pour vous permettre de bénéficier de cette opportunité nous avons intégré la signature électronique dans votre logiciel immobilier. En quelques clics vous allez être en mesure de faire valider tous vos documents (baux, mandats…).

Saisissez vous de cette fonctionnalité qui va vous rendre de grand services et optimiser votre travail quotidien.

Fixer vous comme objectif de développer ces activités en interne

Il peut être parfois séduisant de sous-traiter son activité de gestion immobilière. En effet se dire que l’on va faire appel à un spécialiste peut apparaître rassurant. On peut se dire que l’on va pouvoir se centrer sur son activité commerciale.

Nous ne partageons pas cette conviction et ceci pour plusieurs raisons. Tout d’abord ceci va à l’encontre du profil de professionnel de l’immobilier que vous devez construire. En effet ce qui fait de vous une personne avec qui vos prospects auront envie de travailler c’est s’ils perçoivent en vous une personne compétente sur laquelle ils pourront s’appuyer. Si vous sous traitez votre gestion immobilière vous ne développerez pas ces compétences qui sont un véritable plus pour votre business. L’expérience se forge et le professionnalisme se développent en faisant. Pas en faisant faire et en développant une sorte de boîte noire que serait un back office externalisé.

En externalisant votre gestion immobilière vous perdez aussi une partie du potentiel commercial que permet la réalisation des activités de gestion. En étant au plus prêt de vos propriétaires, locataires et copropriétaires vous avez l’opportunité d’apparaître comme la personne avec qui ils doivent travailler pour leurs projets. Par ailleurs vous êtes dans la boucle pour avoir connaissance d’opérations en amont de leur réalisation (ex : vente d’un bien, projet d’investissement locatif d’un propriétaire). Enfin en connaissant finement l’activité immobilière de vos clients vous êtes en mesure de leur proposer des projets en accord avec leurs capacités d’investissements ou leurs intérêts en matière de fiscalité.

En sous-traitant votre gestion immobilière vous vous coupez de ces opportunités et de ces atouts.

Oui mais c’est compliqué. Non ça ne l’est plus avec la synchronisation bancaire

Comme dit le proverbe ça n’est pas parce que les choses sont compliquées que l’on ne les fait pas mais parce qu’on ne les fait pas qu’elles deviennent compliquées. Cette citation est intéressante.

Il faut c’est vrai ne pas nier le fait que la gestion immobilière n’est pas une activité forcément facile d’accès. Surtout de la façon dont on l’exerçait jusqu’alors. Mais sur ce point les choses ont également évoluées. Chez LOCKimmo et depuis 2006 nous avons à cœur de rendre l’activité de gestion immobilière toujours plus simple et conviviale. C’est d’ailleurs pour cela que la découverte de notre logiciel séduit beaucoup de prospects qui viennent vers nous.

Mais nous travaillons en permanence cet impératif de la simplicité et l’optimisation du travail. C’est pourquoi nous avons mis en place une petite révolution dans nos outils : la synchronisation bancaire. Grâce à cette nouveauté la gestion immobilière va devenir encore plus simple et vous allez faire un énorme bond en termes de productivité.

Avec la synchronisation bancaire toute une partie qui posait souvent soucis et générait beaucoup de questionnements chez les gestionnaires va être complètement automatisée. A la clé des heures de temps de travail économisées, une plus grande réactivité et une meilleure productivité.

La synchronisation bancaire ça sera aussi l’opportunité de bénéficier d’une intelligence artificielle qui à mesure que vous développerez votre gestion vous facilitera toujours plus le quotidien.

Alors dans ce contexte compliqué misez sur la gestion immobilière. LOCKimmo est là pour vous aider et vous accompagner.