L’assemblée générale dématérialisée devient de plus en plus comme une pratique courante dans la gestion de copropriétés. Il faut dire que les textes de loi vont également dans son sens. Et pour cause, l’AG dématérialisée compte certains avantages notables. Elle permet, notamment, de réunir les copropriétaires sans qu’aucun ne se déplace physiquement. Plus souple, plus accessible, elle répond aux nouvelles attentes du secteur. Encore faut-il bien comprendre comment elle fonctionne et ce qu’elle peut réellement apporter à ceux qui l’organisent. Toutes les explications à travers notre article.
Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale (AG) dématérialisée ?
Une Assemblée Générale (AG) dématérialisée est une AG qui se tient à distance, sans que les copropriétaires aient besoin d’être présents physiquement dans la salle de réunion. Cela peut se faire en visioconférence, par exemple.
Elle permet aux copropriétaires de :
- participer aux débats ;
- poser des questions ;
- et surtout voter sur les résolutions à l’ordre du jour, tout en restant chez eux ou ailleurs.
En quoi l’AG dématérialisée diffère-t-elle d’une AG classique ? Il existe quelques différences notables, comme vous pouvez le voir à travers le tableau suivant.
AG classique (présentielle) | AG dématérialisée (ou à distance) |
|---|---|
Tous les copropriétaires (ou leurs mandataires) doivent se déplacer physiquement à l’AG | Les participants peuvent suivre l’AG depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone |
Nécessite la location d’une salle, une gestion papier (feuilles de présence, procurations, etc.) | Utilisation d’une plateforme numérique sécurisée pour l’accès, le vote, et la signature électronique |
L’échange d’informations est en direct dans la salle | Les échanges passent par des outils de visio, chat ou modules intégrés à la plateforme |
Vote à main levée ou bulletin papier | Vote électronique ou par correspondance en ligne |
Est-ce légal d’organiser une AG dématérialisée ?
L’article 17-1 A, créé par la loi ELAN, inscrit clairement dans la loi que les copropriétaires peuvent participer à une assemblée générale à distance, par visioconférence ou tout autre outil électronique permettant de les identifier.
Il précise aussi que :
- Le vote par correspondance est autorisé avant l’AG.
- Des règles encadrent la validité de ces votes.
- Les détails techniques (identification, formulaires, etc.) sont fixés par décret.
En résumé, l’AG dématérialisée en copropriété est parfaitement légale, à condition de respecter certaines règles techniques.
Quels sont les avantages de l’assemblée générale dématérialisée ?
Organiser une assemblée générale dématérialisée compte certains avantages notables. D’abord, les copropriétaires peuvent participer où qu’ils soient, sans avoir à se déplacer. C’est pratique pour :
- ceux qui habitent loin ;
- les personnes âgées ou à mobilité réduite ;
- ceux qui ont des contraintes pro/perso.
Autre point fort, il n’est pas nécessaire de réserver une salle ou de gérer toute l’organisation sur place. Tout se fait en ligne, ce qui simplifie beaucoup la préparation pour le syndic. La participation est également facilitée. Avec le vote en ligne ou par correspondance, plus de personnes participent, même celles qui ne venaient jamais en AG. Résultat, il est possible d’avoir une meilleure représentativité dans les décisions.
La traçabilité est également améliorée. Les outils numériques permettent de garder des traces :
- des connexions ;
- des votes ;
- des échanges.
Cela peut limiter les contestations en cas de litige. Enfin, dernier point et non des moindres, l’AG dématérialisée permet d’avoir moins de frais de location de salle, de copies papier, de déplacements…
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Comment organiser une assemblée générale dématérialisée ?
Pour réaliser une assemblée générale dématérialisée, il faut d’abord s’assurer d’avoir les outils adaptés pour son organisation (visioconférence, sécurité de la vision, etc.). Le cas échéant, il faut trouver une plateforme de visioconférence et éventuellement un outil de vote électronique sécurisé. Ce duo doit :
- permettre d’identifier chaque participant ;
- garantir la confidentialité des votes ;
- enregistrer les connexions (utile en cas de contestation).
Le jour J, les participants n’ont alors qu’à se connecter à l’outil en ligne. Puis le syndic anime son assemblée générale comme il l’aurait fait si l’événement avait eu lieu physiquement. Une fois terminé, il rédige son PV d’assemblée générale en indiquant :
- la liste des présents (avec leur mode de participation) ;
- les résultats de vote ;
- les décisions prises.
Puis il l’envoie à tous les copropriétaires.
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LOCKimmo permet de centraliser toutes les tâches quotidiennes du syndic en un seul outil :
- Gestion des charges et des appels de fonds.
- Suivi des dépenses et des encaissements des copropriétaires.
- Relances pour impayés automatisées.
- Suivi des devis, travaux et entretien des parties communes.
- Suivi des mutations (ventes de lots, changement de copropriétaires).
- Création de budgets prévisionnels.
Le logiciel intègre un moteur comptable basé sur l’intelligence artificielle, qui transforme automatiquement vos saisies courantes (encaissements, dépenses, etc.) en écritures comptables. Cela simplifie énormément la comptabilité du syndic.
Enfin, il vous accompagne dans la préparation et le suivi des AG :
- Génération de la convocation à l’AG.
- Rédaction et envoi des procès-verbaux.
- Intégration au tableau de bord des résolutions.
- Suivi des votes.
Assemblée générale dématérialisée : tout ce que vous devez savoir
Est-ce qu’une AG dématérialisée peut se tenir même si tous les copropriétaires ne sont pas connectés ?
Oui. Tous les copropriétaires ne sont pas obligés d’assister en direct à l’AG. Ceux qui ne peuvent pas se connecter peuvent voter par correspondance en amont ou donner procuration. Tant que le quorum est atteint et que l’outil respecte les règles de sécurité, l’AG est valable.
Quels documents doivent être envoyés pour une AG à distance ?
Le syndic doit envoyer, comme pour une AG classique :
- la convocation (avec le lien de connexion et les instructions techniques) ;
- l’ordre du jour ;
- les projets de résolution ;
- le formulaire de vote par correspondance (si proposé) ;
- ainsi que tous les documents nécessaires à la prise de décision (devis, budgets…).
Le syndic est-il obligé de proposer une AG à distance ?
Non, ce n’est pas une obligation, sauf en cas de circonstances exceptionnelles (comme pendant la crise sanitaire). Mais il peut le proposer s’il dispose des outils adaptés et si rien ne l’interdit dans le règlement de copropriété. De plus en plus de syndics le font, car c’est plus souple.
