Résumé
- L’avis d’échéance de loyer rappelle au locataire le montant du loyer et des charges à payer, mais son envoi n’est pas obligatoire.
- Contrairement à la quittance de loyer, il ne prouve pas le paiement mais sert uniquement de rappel avant l’échéance.
- Il peut être envoyé par courrier, e-mail ou déposé dans la boîte aux lettres du locataire.
- Il aide à prévenir les retards de paiement, facilite la communication et peut servir de preuve en cas de litige.
Les propriétaires-bailleurs peuvent être amenés à transmettre un certain nombre de documents à leurs locataires. L’avis d’échéance loyer en fait partie, même s’il n’est pas obligatoire. À quoi sert l’avis d’échéance loyer, que doit-il comporter et quel est son utilité dans la gestion de sa relation avec les locataires ? Voici tout ce que vous devez savoir sur ce document.
Avis d’échéance loyer : de quoi s’agit-il ?
L’avis d’échéance de loyer, également appelé « appel de loyer », est un document qui s’adresse au locataire et qui vise à lui rappeler le montant du loyer ainsi que les charges locatives dues, tout en précisant les délais de règlement à respecter. Ce document peut être transmis directement par le propriétaire chaque mois, ou bien par l’agence en charge de la gestion locative du bien.
Aucune obligation légale n’impose aux propriétaires d’envoyer un avis d’échéance de loyer. Vous êtes donc libre de décider d’en expédier un régulièrement, ponctuellement, ou même de ne pas en envoyer du tout.
Quelle est la différence entre une quittance de loyer et un avis d’échéance de loyer ?
La quittance de loyer est un document que le propriétaire ou l’agence en charge de la gestion locative envoie au locataire une fois le paiement du loyer effectué. Elle atteste que le locataire a bien payé son loyer et ses charges locatives. Les propriétaires ont l’obligation légale d’envoyer une quittance de loyer à tout locataire qui en fait la demande.
De son côté, l’avis d’échéance de loyer sert simplement à rappeler au locataire le montant qu’il a à payer et la date limite chaque mois. Les propriétaires ne sont pas obligés de l’envoyer, mais cela reste une bonne manière d’éviter les retards de paiement lorsque le paiement du loyer et des charges ne font pas l’objet d’un virement permanent entre les banques des deux parties.
Quelques conseils pour la rédaction d’un avis d’échéance de loyer
À vrai dire, il est tout à fait possible de rédiger l’avis d’échéance de loyer comme bon vous semble. Il n’existe pas de modèle officiel, ni de contraintes légales. Malgré cela, voici les éléments qu’il est nécessaire d’inclure dans le document afin que celui-ci soit parfaitement clair et compréhensible.
L’identité des parties concernées
Au début du courrier, il est important de mentionner les coordonnées complètes du locataire et du propriétaire : noms, prénoms, adresses et numéros de téléphone. Ces informations doivent correspondre à celles figurant sur le contrat de location, sauf si le locataire a changé de nom, par exemple à la suite d’un mariage. Dans ce cas, il est essentiel de s’assurer que ces données soient mises à jour.
L’adresse du bien loué
Un second élément à inclure à l’avis d’échéance de loyer est l’adresse complète du logement. Il faut bien penser à préciser l’étage ou encore le numéro du logement, afin que celui-ci soit clairement identifié au sein de l’immeuble. C’est d’autant plus utile si le propriétaire possède plusieurs logements au sein de la même copropriété.
Le mois concerné et la date d’échéance
On précise le mois concerné (par exemple septembre 2025) et on indique la date d’échéance du paiement. Cela permet au locataire d’agir en conséquence.
Le montant du loyer et des charges
On indique enfin clairement, en chiffre et en lettres, le montant du loyer à payer, ainsi que celui des charges locatives. Ces montants sont en général les mêmes chaque mois, saut lorsqu’une augmentation est prévue, au moment de la révision annuelle du loyer et des charges par exemple. Il faut alors bien penser à faire la mise à jour.
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Comment envoyer l’avis d’échéance de loyer au locataire ?
N’étant pas un document obligatoire, il n’existe pas de manière légale d’envoyer un avis d’échéance de loyer au locataire. Cela peut se faire par voie postale (avec ou sans accusé de réception), en déposant le document directement dans la boîte aux lettres du locataire ou encore par mail.
Quels sont les avantages de l’avis d’échéance de loyer pour les propriétaires ?
L’envoi d’un avis échéance de loyer peut présenter plusieurs avantages pour les propriétaires-bailleurs :
- Cela permet de maintenir une bonne communication entre les deux parties, et notamment de rappeler au locataire les conditions qu’il doit honorer. Cela peut aussi être l’occasion de lui rappeler une modification temporaire de loyer, en cas de travaux par exemple ;
- Cela réduit les risques de retards de paiement et évite les malentendus sur les montants ;
- Cela peut servir de preuve en cas de litige avec le locataire et de besoin de recourir au service d’un avocat ou d’un juge.
Ces autres éléments à savoir sur l’avis d’échéance de loyer
Tout comme la quittance de loyer, l’avis d’échéance de loyer n’est pas un doucement payant. Les propriétaires ne peuvent demander aucune participation financière à leurs locataires pour ce type de document.
Si la quittance de loyer peut faire l’objet d’un justificatif de domicile, cela n’est pas le cas de l’avis d’échéance du loyer.
Conserver les avis d’échéance de loyer n’est pas obligatoire, mais pour les propriétaires, ces documents prouvent que des démarches ont été réalisées en cas de litige avec un locataire. Ce qui joue en leur faveur lorsque le dossier tombe entre les mains de la justice.
