Les tâches indispensables pour être efficace dans le cadre de la gestion locative
En tant que gestionnaire immobilier, vous assistez vos clients dans toutes leurs obligations. Vous possédez un devoir de conseil d’un point de vue technique, fiscal et juridique. C’est pour cette raison que plus vous offrez de services, plus vous pouvez vous démarquer de la concurrence et accompagner vos clients tout au long de la construction de leur patrimoine immobilier.
Les tâches quotidiennes et habituelles sont les suivantes : suivi et accompagnement des locataires, gestion de la mise en location et des réparations ou sinistres et accompagnement juridique et fiscal. Nous allons détailler chacune de ces tâches ci-dessous.
Le mandat de gestion locative
Dans un premier temps, il faut établir un mandat de gestion locative entre vous et votre client. La rédaction de celui-ci est à votre charge et doit couvrir toutes les missions que vous allez être amené à faire durant votre mandat. Un accord tacite entre vous et votre client peut vous permettre de reconduire chaque année ce dernier.
Le mandat permet également de définir le montant qui vous sera versé chaque mois pour la gestion du bien. Ce montant est défini en proportion du loyer mensuel que payera le futur locataire.
L’accompagnement des locataires
Il faut partir du principe que les locataires n’auront jamais à faire au propriétaire. En tant que gestionnaire immobilier, vous êtes la seule personne à qui ils peuvent s’adresser, peu importe le sujet. C’est pour cette raison que l’on parle d’accompagnement, car vous guidez les locataires tout au long de leur location et en cas de déconvenues : sinistres, réparations, révisions des loyers ou encore recouvrement des loyers.
Même si vous n’êtes pas le propriétaire du bien, pour le locataire, c’est tout comme. Vous êtes son principal interlocuteur et à ce titre, vous devez avoir ou obtenir rapidement les réponses à ses questions. Pour faciliter les échanges, notamment sur des points sensibles ou cruciaux, il est conseillé de garder une trace des différents échanges. Ces derniers pourront faire foi en cas de litige, aussi bien auprès du propriétaire que du locataire.
La mise en location
Tout le processus de mise en location du bien est de votre ressort. C’est-à-dire que vous devez estimer le bien pour définir un loyer cohérent et promouvoir celui-ci pour le faire gagner en visibilité. Lorsque vous obtenez plusieurs dossiers locataires, vous devez choisir le plus approprié en fonction de vos critères et de ceux de votre client. Le choix du locataire vous revient, vous devez donc être précautionneux pour choisir la bonne personne en fonction de ses revenus.
La rédaction des baux est, elle aussi, de votre responsabilité. Une fois la signature des baux effectuée, vous devez procéder à l’édition des quittances de loyer tous les mois. Une fois par an, il faudra effectuer une révision du loyer en fonction des indices publiés.
La gestion courante
La gestion courante s’apparente à l’accompagnement des locataires tout au long de leur location. En effet, il s’agit de suivre l’assiduité des locataires à payer leur loyer, à respecter le règlement de la copropriété ainsi que le voisinage.
Il s’agit également d’effectuer les relances si ce n’est pas fait et procéder au recouvrement en cas d’impayés. Selon le contrat signé avec le propriétaire, vous êtes responsable des impayés des locataires, vous avez donc tout intérêt à ce que ces derniers soient réguliers dans leurs paiements.
La gestion des réparations locatives
Vous êtes responsable de la gestion des devis ainsi que des artisans mandatés pour faire les réparations. C’est à vous de coordonner ces derniers avec les locataires pour que les réparations soient rapidement effectuées.
En cas de sinistre, c’est également à vous de le déclarer et de faire le suivi de dossier auprès de l’assurance. Lors des expertises, vous devez être présent et c’est vous qui touchez ensuite les indemnités pour pouvoir effectuer les réparations nécessaires.
Bien entendu, si les dégâts sont causés par le locataire, c’est à vous d’exiger que ce dernier prenne les réparations à sa charge. Une clause dédiée aux réparations à la charge du locataire est bien souvent rédigée dans le bail pour encadrer cette partie de la location. C’est à vous de faire appliquer ce qui est dit dans celui-ci.
Le point de vue juridique et fiscal
Vous avez un devoir de conseil envers votre client mandataire. En plus de gérer son bien, vous devez également effectuer toutes les démarches administratives à sa place ou le guider lorsqu’il est en mesure de les faire.
Entre autres, vous devez rédiger les contrats de location ou les états des lieux, les congés locataires ou encore le paiement des charges de copropriété. Vous devez l’accompagner dans ses démarches administratives, notamment fiscales et faire valoir les différentes lois en vigueur.
En tant que mandataire, vous devez assumer toutes les responsabilités du propriétaire et assurer une communication fluide avec le locataire. Celui-ci doit avoir l’impression de s’adresser directement au propriétaire lorsqu’il vous sollicite et inversement, puisque vous possédez ces pouvoirs.
