Comment faire un livret de bienvenue détaillé ? 

Dans la location saisonnière, on ne pense pas toujours au livret d’accueil pourtant c’est un incontournable. En effet, si celui-ci est correctement alimenté et construit, il peut considérablement réduire les sollicitations de vos clients. Terminé les appels pour savoir comment fonctionne la machine à laver ou comment utiliser la cafetière. De même pour le passage des ordures ménagères ou l’endroit où se trouve le conteneur à verre le plus proche. Plus vous êtes précis dans votre petit livret, plus vous serez soulagé durant la période de location. 

Chez LOCKimmo, nous savons à quel point votre temps est précieux ! C’est pour cette raison que nous vous donnons 7 conseils pour avoir le meilleur livret d’accueil possible ! 

Tout d’abord, pourquoi est-il important de fournir un livret d’accueil personnalisé ? 

Comme évoqué ci-dessus, le livret d’accueil est un véritable outil pour vos clients. Il leur permet d’avoir toutes les informations concernant le bien loué sans avoir à vous socilliter. De plus, c’est un support qui peut véritablement faire la différence et fidéliser votre clientèle.

Bien entendu, ce n’est pas le seul facteur à prendre en compte pour faire du séjour de vos clients un moment agréable. Le tarif, la propreté, les services complémentaires et les commodités sont également à prendre en compte, néanmoins, c’est un bon début ! 

Comment construire son livret d’accueil pour sa location saisonnière ? 

Tout d’abord, il faut trouver le meilleur support pour accueillir toutes vos informations. Que ce soit un livret, carnet, feuilles plastifiées ou reliées, libre à vous de choisir la présentation qui vous convient. Néanmoins, il faut toujours penser pratique et opter pour un support facile à mettre à jour. En effet, en cas de changement d’informations et pour ne pas perdre trop de temps, il faut que vous puissiez modifier uniquement la page ou l’espace concerné.

Il faut également garder à l’esprit que chaque point doit être utile à quelqu’un qui ne connaît ni la location, ni la région dans laquelle elle se trouve. C’est pour cette raison qu’il peut être intéressant de diviser le livret d’accueil en plusieurs parties. Par exemple, il peut y avoir d’un côté tout ce qui concerne le fonctionnement de la location et, d’autre part, tout ce qui concerne les alentours. 

Voici nos 7 conseils en termes de contenu : 

• Accueillir les locataires

Profitez de la ou des premières pages pour adresser un “bonjour” personnalisé à vos clients. Un texte de présentation amical avec quelques informations vous concernant et concernant le bien loué peut faire toute la différence, notamment dans un cadre saisonnier. 

On dit souvent que la première impression est celle que nous gardons définitivement en tête, c’est pour cette raison que vous devez tout miser sur cette dernière. 

De plus, une rubrique où vous accueillez vos clients peut également vous permettre de ne pas être présent physiquement lors de leur entrée dans les lieux. Ainsi, et malgré le manque de contact, le côté convivial sera conservé. 

• Informations sur l’arrivée et le départ

Si vous prévoyez d’envoyer une copie par e-mail de votre livret d’accueil, il peut être judicieux d’inclure les modalités d’arrivée et de départ dès les premières pages. 

Vous pouvez ainsi préciser comment se déroule chacune des étapes et si vous serez ou non présent. Pour éviter un quelconque dérangement à chaque arrivée, il est important de préciser : 

• L’adresse complète du bien et comment y accéder 
• Les indications pour s’y rendre depuis l’aéroport ou les gares les plus proches
• Les règles d’enregistrement et de départ (en mentionnant si elles sont flexibles ou non)

À savoir qu’avec la nouvelle procédure Covid, un certain laps de temps doit être respecté entre les arrivées et les départs de chaque locataire. Il est important de prendre cette condition en compte pour respecter le protocole en place. 

• Un guide des activités

Les profils des locataires changent d’une semaine à l’autre, néanmoins il est toujours bon de fournir des indications concernant les activités que l’on peut faire autour de soi. 

Si certains de vos clients n’en auront pas l’utilité, ça peut être un véritable plus pour d’autres qui souhaitent découvrir la ville ou la région dans laquelle ils se trouvent. De plus, aux yeux des locataires, vous êtes la personne la mieux placée pour donner des conseils et des bonnes adresses. Profitez donc de ce statut pour offrir un bon complément d’informations à vos futurs hôtes. 

Vous pourrez ainsi montrer votre expertise en présentant différentes activités comme : 

• Les promenades/randonnées aux alentours
• Les pistes cyclables
• Les plages 
• Les bases nautiques ou parcs d’attraction
• Les musées et lieux touristiques que vous jugez incontournables

• Un guide des lieux de restauration (restaurants, bars, marchés…)

Tout d’abord, n’hésitez pas à parler des spécialités culinaires de votre région. Ce n’est pas le sujet auquel on pense en premier et pourtant, c’est un sujet récurrent que les locataires saisonniers aiment connaître. En effet, tester de nouvelles recettes peut faire partie d’une activité à part entière pour certains. 

Vous pouvez donc donner des adresses où tester les spécialités qui vous viennent en tête ou bien recommander des restaurants qui les proposent à leur carte. 

Dressez ensuite une liste des restaurants et bars que vous connaissez et qui pourraient convenir à vos voyageurs. N’oubliez pas d’inclure les numéros de téléphone, adresse de sites web ou liens vers TripAdvisor pour qu’ils puissent se renseigner directement. 

Les clients pourront ainsi réserver si jamais ils le souhaitent. 

• Les caractéristiques du logement

Comme vous le savez, chaque location de vacances est différente. Donc même si vos hôtes sont des habitués de la location saisonnière, ça ne veut pas dire qu’ils connaîtront le fonctionnement du bien qu’ils vont occuper. 

Il est préférable d’utiliser cette section de votre livret d’accueil pour énoncer la politique du bien et les procédures à suivre. Il faut également préciser quelles sont les instructions que doivent suivre les clients durant leur séjour. 

Toutes les informations pratiques concernant le logement : collecte des ordures ménagères, collecte des ordures recyclables, passage du pisciniste ou du jardinier… sont essentielles au locataire durant toute la période de sa location. 

De même que les instructions concernant les appareils électroniques et autres à leur disposition : 

• La box internet
• La télévision
• Le lecteur DVD
• Le barbecue
• La piscine
• Les volets électriques, etc.

Pensez également à spécifier les règles concernant la maison. S’il est autorisé de fumer, d’augmenter la température de la piscine si celle-ci est chauffée ou encore s’il est nécessaire de prendre une douche avant de se baigner. Même si les règles peuvent paraître évidentes, il est indispensable de les inscrire dans votre livret. 

• Informations pratiques autour du logement

Il peut être intéressant de lister les “lieux pratiques” aux alentours du logement. Grossièrement, il s’agit de tout ce que vos locataires peuvent trouver à proximité de leur location comme : 

• Une ou plusieurs pharmacies
• Un distributeur de billets
• Une boulangerie, boucherie ou supérette
• Un tabac
• Une poste 
• Une aire de jeux pour les enfants

Vous assurez ainsi un séjour plus confortable et sans stress à vos hôtes. 

• Une liste de numéros à contacter en cas d’urgence

Personne n’est à l’abri d’un problème tard le soir ou tôt le matin. Il est donc important d’avoir les bons numéros à disposition pour pouvoir appréhender au mieux les situations délicates. 

Pour cette raison, il est conseillé de laisser une liste des numéros dit “importants” à disposition. 

Vous pouvez par exemple donner le numéro de plusieurs professionnels comme : 

• Un plombier
• Un chauffagiste
• Un électricien
• Un dépanneur

N’oubliez pas d’y inclure votre numéro de téléphone, même si celui-ci se trouve déjà autre part dans le livret. C’est une information importante pour votre locataire.