Les missions d’un syndic de copropriété

Le syndic de copropriété permet de représenter la copropriété et d’agir au nom du syndicat des copropriétaires. Au quotidien, son rôle est d’assurer la gestion administrative et financière du bâtiment tout en veillant au respect des décisions votées en assemblée générale. Les missions du syndic de copropriété sont variées et permettent d’agir largement dans la gestion d’un immeuble. 

Il s’occupe de produire les documents utiles à la copropriété, mais aussi de faire appliquer les lois et décisions des copropriétaires. Le syndic s’occupe également de la gestion financière des copropriétés qui lui sont confiées en faisant valoir ses compétences en gestion comptable. Il assure l’intégrité des bâtiments et données pour rendre durable les copropriétés de son portefeuille. 

Le syndic, chef d’orchestre des copropriétés

Bien évidemment, le syndic ne peut fonctionner sans copropriétés. C’est pour cette raison qu’avant même de commencer son activité, il doit se faire connaître auprès de ses interlocuteurs principaux, c’est-à-dire les copropriétaires, conseils syndicaux ou encore promoteurs. 

Il se doit également d’être actif sur toutes les plateformes qui lui permettent d’avoir de la visibilité, à la fois en direct et sur internet :

• Proposer ses services à ses propres clients en transaction ou location
• Faire de la publicité et du démarchage
• Faire de la prospection ainsi que répondre à des appels d’offre
• Investir dans un site internet qui met en avant son offre de façon simple et clair

Pour obtenir le suivi d’une copropriété, il faut convaincre un maximum de copropriétaires. Cette action peut prendre du temps et ne se fait pas forcément du premier coup. C’est pour cette raison qu’il faut persévérer et mettre toutes les chances de son côté dès le début. 

Lorsqu’il y a un changement de syndic, la passation s’organise entre les deux et un transfert de documents est effectué. Le nouveau syndic se doit de posséder tous les éléments pour suivre, à son tour, au mieux la copropriété.

Le syndic et son rôle administratif

Il est important que les documents des copropriétés soient à jour, c’est pour cette raison que le syndic doit veiller à toujours actualiser ces derniers en fonction des dernières informations reçues. 

Par exemple, voici une liste des documents principaux à mettre à jour régulièrement : 

• La liste des copropriétaires avec les lots, état civil et coordonnées (domicile, adresse email…)
• La fiche synthétique
• Le carnet d’entretien
• Les données financières et techniques de la copropriété et du bâtiment
• Immatriculer ou s’assurer de l’immatriculation de toutes les copropriétés (obligatoire depuis 2018)

Les copropriétaires comptent sur le syndic pour les informer des nouvelles réglementations et les conseiller concernant la gestion, leurs droits et devoirs. 

L’Assemblée générale, le rôle clé du syndic de copropriété

L’assemblée générale permet aux copropriétaires de participer activement à la vie de la copropriété en participant à une réunion qui a lieu une fois par an. Cette assemblée est fixée par le syndic de copropriété et permet à tous de participer à la prise de décisions vis-à-vis de la copropriété.

Il s’occupe des différentes étapes de la préparation d’une assemblée générale : 

• Préparation du dossier de convocation avec l’ordre du jour, les bilans, les documents comptables et annexes. Cette étape se fait en partenariat avec le conseil syndical.
• Les convocations, elles, doivent être envoyées par lettre recommandée au minimum 21 jours avant l’assemblée générale
• Gestion de l’assemblée générale : il doit recueillir les pouvoirs, les signatures des présents sur la feuille de présence, encadrer les débats et les alimenter en y ajoutant ses connaissances techniques, juridiques et administratives. Il doit également comptabiliser les votes de chaque copropriétaire en suivant l’ordre du jour.
• Les procès-verbaux doivent ensuite être envoyés aux copropriétaires
• Il applique ensuite les décisions qui ont été prises lors de l’assemblée générale

Le gestionnaire financier de la copropriété

Le syndic se doit d’avoir la main sur la gestion financière de la copropriété. Il peut s’occuper de la comptabilité ou la déléguée en fonction de ses compétences. Il doit néanmoins pouvoir répondre à toutes les questions des copropriétaires et fournir à tout moment les documents qu’on lui demande, aussi bien financiers que de gestion courante. Le conseil syndical peut se mettre en relation avec le syndic pour suivre et vérifier les comptes. 

Voici les missions financières qu’il peut avoir auprès du copropriétaire : 

• L’établissement des appels de fonds personnalisés
• L’encaissement des paiements des charges
• L’établissement des historiques comptables et décomptes de charges annuels

Auprès de la copropriété :

• Traitement des factures et du paiement
• Suivi des comptes : rapprochement bancaire
• Arrêté comptable annuel et proposition des budgets prévisionnels
• Relances, recouvrement
• Gestion du personnel : embauche et licenciement, vérification des heures, gestion des congés, fiches de paie, versement du salaire et gestion des prélèvements sociaux, déclarations sociales

Pour l’agence : 

• Rémunérer régulièrement l’agence pour ses missions
• Tenir la comptabilité à jour
• Éditer mensuellement les documents comptables, les balances des copropriétaires, des copropriétés, la pointe de trésorerie…

Syndic de copropriété, responsable du bon fonctionnement des bâtiments et des données

Le syndic possède un rôle technique

Le syndic de copropriété se doit d’assurer le suivi de toutes ses copropriétés. Il doit veiller à ce que ces dernières soient bien tenues et entretenues. Il participe activement au choix des artisans qui doivent intervenir sur les lieux, aussi bien pour l’entretien des parties communes que la sécurité. La gestion des contrats et de l’assurance de la copropriété sont également à sa charge. 

Il s’assure aussi de lui-même que les locaux sont bien entretenus et que les locataires qui s’y trouvent respectent le règlement intérieur. Lors de ses inspections, il se doit de relever les anomalies et de les régler au plus vite. Soit en les résolvant lui-même, avec l’accord du conseil syndical, soit en présentant des devis formalisés en assemblée générale. 

Il est également amené à poursuivre judiciairement les personnes qui auraient causé des dégâts au sein de la copropriété. C’est à lui de porter plainte au nom du syndicat de copropriétaires et de missionner le professionnel adéquat pour suivre le dossier. Dans ce genre de situation, le syndic intervient en qualité d’expert. Il analyse la situation et agit en conséquence pour réparer les dégâts et s’assurer que le bâtiment conserve son état initial. 

L’archivage, une mission clé du syndic

La conservation des données est essentielle au bon fonctionnement de la copropriété, c’est pour cette raison que le syndic de copropriété a un devoir d’archivage. 

Toutes les copropriétés doivent conserver des archives pour pouvoir produire des preuves de travaux en cas de besoin. Certaines pièces peuvent être indispensables en cas de réclamations ou de procédures judiciaires. Il est important pour le syndic de pouvoir justifier les démarches effectuées au cours des dernières années. 

En cas de passation de pouvoir, le nouveau syndic doit pouvoir avoir en sa possession tous les documents émis par son prédécesseur. Il doit également avoir des preuves de ce qui a été fait par le passé et des personnes qui ont travaillé pour le compte de la copropriété.

Vous l’aurez compris, le syndic est un expert multitâche qui se doit de satisfaire ses clients sur tous les aspects. Il possède de nombreuses responsabilités, aussi bien financières qu’administratives. Il se doit donc de respecter la législation et de se tenir informé des changements de cette dernière pour répondre au mieux aux attentes de ses copropriétaires.