Un extranet locataire est une plateforme en ligne sécurisée mise à disposition des locataires par les professionnels de l’immobilier. Accessible 24h/24, il permet aux locataires de consulter leurs documents, payer leur loyer, signaler un incident ou encore échanger directement avec leur gestionnaire. L’outil bénéficie également aux professionnels de l’immobilier. Il automatise de nombreuses tâches et correctement utilisé, il améliore l’expérience locataire. Découvrez, à travers notre article, quels sont les avantages de l’extranet locataire pour les professionnels de l’immobilier.
Qu’est-ce qu’un extranet locataire ?
Un extranet locataire est un espace numérique sécurisé mis à disposition des locataires par une agence immobilière (ou un gestionnaire de biens). Il s’agit d’une plateforme en ligne accessible via un site web ou une application mobile, qui permet aux locataires d’accéder à des informations et des services liés à leur logement 24h/24 et 7j/7.
Grâce à l’extranet locataire, les locataires peuvent, par exemple :
- accéder à des documents administratifs (bail, état des lieux, etc.) ;
- suivre les échéances de leur loyer ou leur historique de paiement ;
- signaler un problème technique (fuite d’eau, panne de chauffage, etc.) ;
- contacter le gestionnaire ou propriétaire du bien ;
- consulter le règlement intérieur de la copropriété, etc.
Comment fonctionne l’extranet locataire ?
Finalement, l’extranet locataire fonctionne comme un espace client en ligne. Il s’agit d’une interface numérique où chaque locataire dispose d’un compte personnel avec un identifiant et un mot de passe. Une fois le compte locataire créé, ce dernier arrive sur une sorte de tableau de bord qui regroupe toutes les informations liées à son logement et à son contrat de location.
Il peut voir son solde de loyer, ses échéances, et télécharger ses documents (bail, quittances…). Il accède à un espace de messagerie pour échanger avec son gestionnaire. Il peut signaler un problème technique et suivre l’avancement des interventions.
Certains extranets peuvent même permettre au locataire de payer son loyer directement en ligne (par prélèvement automatique, par exemple, ou paiement par carte bleue).
Grâce à cet outil, le locataire peut :
- Déclarer un problème dans son logement et suivre en temps réel l’avancement de sa requête.
- Communiquer avec l’agence (ou le propriétaire du bien).
- Télécharger les documents relatifs à sa location.
En bref :
- L’agence crée un compte et envoie les accès au locataire.
- Le locataire se connecte à son espace personnel via un site ou une appli.
- Il accède à tous ses documents, gère ses paiements, signale des incidents et communique avec l’agence.
- Il reçoit des notifications en cas d’éléments importants à suivre (paiement, intervention, travaux…).
Vous souhaitez optimiser la location de vos biens ?
Quels sont les avantages d’un extranet locataire ?
L’extranet locataire apporte de nombreux avantages à la fois aux locataires et aux professionnels de l’immobilier.
Les avantages de l’extranet locataire pour les professionnels de l’immobilier
Augmentation de loyer annuelle
Un extranet locataire peut vous faire gagner un temps précieux. De nombreuses demandes sont récurrentes :
- quittance de loyer perdue ;
- besoin d’un avis d’échéance ;
- consultation du bail ou d’un état des lieux.
Sans extranet, ces demandes nécessitent un appel, un e-mail et une intervention manuelle de votre part pour rechercher, envoyer ou imprimer le document demandé.
Avec un extranet, ces documents sont disponibles 24h/24 et 7j/7 en libre accès pour le locataire, directement depuis son espace personnel. Il n’a plus besoin de vous contacter pour les récupérer.
Meilleure organisation
L’extranet centralise toutes les informations liées à la location sur une seule plateforme. Plus besoin de chercher des documents dans des e-mails, des classeurs ou des dossiers informatiques dispersés ! Chaque locataire a accès à son espace personnel, où tout est archivé et classé.
En tant que gestionnaire :
- Vous suivez l’historique des échanges (messages, incidents signalés, paiements effectués).
- Vous consultez les demandes en cours et traitez les priorités rapidement.
- Vous gérez vos dossiers de manière fluide et sans risque de perte d’information.
Meilleure communication
L’extranet locataire améliore considérablement la communication entre vous, gestionnaires immobiliers et les locataires. Au lieu de recevoir des appels à tout moment ou des e-mails dispersés, l’extranet regroupe tous les échanges en un seul endroit. Les locataires peuvent envoyer leurs demandes directement via la plateforme, sans passer par un e-mail ou un appel. Toutes les discussions et demandes restent archivées.
Autre point fort, l’extranet prévoit souvent :
- Des notifications pour les échéances de loyer, impayés ou documents à signer.
- Un suivi en temps réel des incidents.
- Des informations collectives (dans de nombreux cas, vous pourrez envoyer un message groupé aux locataires d’un immeuble, par exemple).
Les avantages de l’extranet locataire pour les locataires
L’extranet offre beaucoup d’autonomie au locataire. Et pour cause, ils peuvent consulter et télécharger leurs documents administratifs à tout moment, sans devoir contacter leur gestionnaire.
Autre avantage, grâce à l’extranet, les locataires peuvent suivre l’évolution de leurs demandes sans relancer l’agence ou à attendre une réponse par e-mail. À titre d’exemple, lorsqu’un locataire signale une fuite, il reçoit une confirmation automatique de prise en compte de sa demande et peut suivre l’intervention sur son espace client.
L’extranet locataire chez LOCKimmo
LOCKimmo est une solution logicielle dédiée aux professionnels de l’immobilier. Parmi ses fonctionnalités phares, l’on retrouve l’extranet locataire.
Avec l’extranet locataire de LOCKimmo :
- Les locataires peuvent consulter et télécharger leurs documents à tout moment, sans solliciter l’agence.
- Ils peuvent échanger directement avec leur gestionnaire.
- Ils peuvent signaler des problèmes techniques rencontrés dans leur logement.
- Ils peuvent suivre l’évolution de leurs demandes.
De votre côté :
- Vous renforcez la relation de confiance avec les locataires.
- Vous êtes plus efficace.
- Vous maximisez la transparence.
Extranet locataire : tout ce que vous devez savoir
L’extranet locataire est-il sécurisé pour les paiements et les échanges de documents ?
Oui, les extranets locataires comme celui de LOCKimmo utilisent des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données des utilisateurs.
Un locataire peut-il signaler un incident à tout moment via l’extranet ?
Oui, l’extranet locataire permet de déclarer un problème technique 24h/24 et 7j/7. Grâce à un formulaire intégré, le locataire peut joindre des photos et décrire précisément l’incident. Le gestionnaire reçoit une notification immédiate et peut planifier une intervention plus rapidement.
