En tant que mandataire, vous devez respecter des règles strictes en matière de comptabilité en gestion locative : tenue d’une comptabilité distincte, gestion rigoureuse des flux, respect des délais de reversement, production des justificatifs, etc. Voici ce qu’il faut maîtriser pour être en parfaite conformité avec la loi.
Quelles sont les obligations légales comptables qui existent en matière de gestion locative
Quand un mandataire gère un bien pour le compte d’un propriétaire, il est tenu de rendre des comptes régulièrement au propriétaire. L’article 6 de la loi Hoguet (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970) précise notamment que le professionnel doit tenir une comptabilité distincte pour chaque mandant et remettre les fonds encaissés dans un délai d’un mois. Cela signifie :
- Établir un compte rendu de gestion périodique (généralement mensuel ou trimestriel).
- Mentionner les loyers perçus, charges réglées, honoraires prélevés, etc.
- Tenir une comptabilité distincte pour chaque client.
- Enregistrer précisément tous les flux d’argent pour chaque propriétaire : loyer encaissé, charges payées, travaux réglés, etc.
L’agence doit régulièrement rendre des comptes au propriétaire. Cela découle du contrat de mandat signé entre le propriétaire et l’agence, comme le précise l’article 1993 du Code civil. Les propriétaires doivent donc recevoir un relevé de gestion mensuel ou trimestriel (selon le contrat) qui indique :
- Le montant du loyer encaissé.
- Les dépenses payées.
- Les honoraires de gestion réglés.
- Le montant reversé.
L’agence doit détenir un compte bancaire spécifique pour gérer les fonds des clients, comme le veut l’article 55 du décret n° 72-678. Ce compte sert uniquement à gérer les loyers et charges du propriétaire et ne doit pas être le compte propre de la société. Cette dernière doit également verser les loyers encaissés au propriétaire dans un délai raisonnable (maximum 1 mois après l’encaissement selon l’article 6, II de la loi Hoguet).
Enfin, sur demande, elle doit lui fournir :
- Les factures de travaux ou d’entretien payées.
- Les quittances envoyées au locataire.
- Les documents de régularisation des charges.
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Comprendre la comptabilité en gestion locative
Les documents
Le mandataire doit tenir et archiver un ensemble de documents comptables liés à la gestion du bien. Ces documents servent à justifier les opérations effectuées pour le compte du propriétaire. Parmi eux, on retrouve :
- le relevé de gestion locative ;
- les quittances de loyer ;
- les factures et les devis pour les travaux à réaliser dans le bien ;
- les états des lieux réalisés.
Les flux financiers
Le mandataire manipule des fonds qui ne lui appartiennent pas. Ce sont les fonds du propriétaire et parfois du locataire. Il doit donc suivre rigoureusement tous les mouvements d’argent :
- les loyers mensuels ;
- les provisions sur charges ;
- les dépôts de garantie ;
- les reversements au propriétaire ;
- le paiement des charges de copropriété ;
- le paiement des prestataires ;
- les remboursements du dépôt de garantie au locataire, etc.
C’est pourquoi il doit tenir une comptabilité distincte pour chaque mandant. Il doit également utiliser un compte bancaire séparé ainsi qu’un livre journal.
Les déclarations
Le mandataire, en tant qu’intermédiaire, ne déclare pas directement les revenus du propriétaire (sauf exception), mais il est tenu de produire certaines déclarations ou certains documents, et parfois de les transmettre à l’administration fiscale.
Il est par exemple tenu de :
- Fournir un récapitulatif annuel des revenus locatifs pour faciliter la déclaration de revenus fonciers du bailleur.
- Joindre les justificatifs de charges déductibles.
En revanche, il lui incombe pour sa propre activité de :
- Tenir une comptabilité professionnelle (souvent en BNC ou en société).
- Déclarer la TVA si ses prestations y sont assujetties (cas rare).
- Produire une déclaration de revenus ou de résultats à l’administration fiscale.
- Respecter les règles anti-blanchiment et de traçabilité des fonds (déclaration TRACFIN en cas de doute).
Comptabilité et gestion locative : tout ce que vous devez savoir
Un mandataire peut-il externaliser sa comptabilité de gestion locative ?
Oui, un mandataire peut confier la tenue de sa comptabilité à un cabinet d’expertise comptable, mais il reste légalement responsable de la régularité des comptes vis-à-vis du propriétaire et des autorités. L’externalisation ne le dispense pas de mettre en place une organisation conforme à la loi Hoguet (compte mandant, documents, délais, etc.).
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel certifié ou homologué ?
Il n’existe pas d’obligation stricte pour les professionnels de l’immobilier de n’utiliser que des logiciels certifiés, mais depuis la loi antifraude à la TVA (article 88 de la loi de finances 2016), tous les logiciels de gestion doivent garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Un logiciel comme LOCKimmo répond à ces critères (même si la gestion locative est en dehors du champ TVA dans la majorité des cas).
Que risque un mandataire en cas de mauvaise gestion comptable ?
Les risques sont multiples :
- Sanctions administratives, comme le retrait de la carte professionnelle en cas de non-conformité.
- Sanctions civiles (dommages et intérêts en cas de préjudice pour le propriétaire).
- Sanctions pénales (en cas de détournement de fonds ou de non-séparation des comptes, par exemple).
Un audit de la caisse de garantie peut être déclenché à tout moment par les autorités (ou par l’organisme garant comme la SOCAF).
