Fini les états des lieux interminables à remplir à la main, les impressions en plusieurs exemplaires et les documents égarés. En optant pour l’état des lieux sur tablette, tout est automatisé. Vous pouvez saisir les informations plus simplement, intégrer des photos, signer les documents de manière électronique puis les envoyer par email au locataire. Un vrai gain de temps pour les professionnels de l’immobilier, et surtout, beaucoup moins de litiges ! LOCKimmo vous explique comment réaliser un état des lieux sur tablette et quels en sont les avantages.
Est-ce légal de faire un état des lieux sur tablette ?
Il est tout à fait légal de réaliser un état des lieux sur tablette sous réserve qu’il respecte les exigences de la loi ALUR (2014) et du Code civil sur la validité des documents électroniques.
Concrètement, cela signifie que le document numérique est valable, à condition qu’il respecte les consignes suivantes :
- Être établi de manière contradictoire entre le bailleur (ou son représentant) et le locataire.
- Contenir toutes les mentions obligatoires (description détaillée des pièces, état des équipements, relevés de compteurs, etc.).
- Être daté et signé par les parties.
De la même manière, si l’état des lieux est réalisé sur tablette, le document doit être signé électroniquement. La signature électronique utilisée doit être conforme au règlement eIDAS (c’est-à-dire, avec un procédé d’authentification fiable).
Quels sont les avantages des états des lieux digitalisés ?
Gain de temps assuré
Réaliser un état des lieux sur tablette prend bien moins de temps que de réaliser un état des lieux en version papier. Et pour cause, vous n’avez pas à prendre de notes à la main (puis éventuellement à les ressaisir sur un ordinateur). Sur tablette, tout est directement saisi dans un formulaire numérique et mis en page automatiquement.
Autre point fort, les logiciels d’état des lieux sur tablette permettent de :
- Utiliser des modèles prédéfinis avec des champs à remplir.
- Accéder à des listes déroulantes pour décrire rapidement l’état des éléments (neuf, bon état, usé, à remplacer, etc.).
- Intégrer automatiquement les relevés de compteurs (électricité, eau, gaz), sans devoir les recopier manuellement.
Là encore, vous gagnez du temps et en précision. Vous pouvez même prendre et ajouter des photos directement au dossier.
Enfin, au moment de la signature des documents, plus besoin d’imprimer, de scanner ou d’envoyer manuellement les documents. Sur tablette, la signature électronique est capturée directement, et le document est envoyé instantanément au locataire et au bailleur en format PDF.
Moins d’erreurs humaines
Avec la réalisation d’un état des lieux sur tablette, vous réduisez les erreurs humaines. Toutes les informations sont tapées directement dans un format structuré (vous n’avez pas à reprendre vos prises de notes pour les retaper à l’ordinateur, par exemple).
Les champs obligatoires empêchent les oublis. Mieux encore, certains logiciels utilisent la saisie assistée avec des listes déroulantes ou des options prédéfinies pour limiter encore les imprécisions. Tout cela réduit également les risques de litige liés à une non-conformité.
Un procédé plus écologique
L’état des lieux digitalisé sur tablette est nettement plus écologique que son équivalent sur papier. Et pour cause :
- Vous consommez moins de papier (plus d’impression à réaliser, le locataire reçoit son document en PDF).
- Moins d’impressions signifie également moins d’encre et de cartouches d’imprimante (dont la production et l’élimination sont polluantes).
- Vous n’avez plus à stocker, jeter ou détruire des classeurs d’archives contenant des états des lieux. Avec un état des lieux numérique, tous les documents sont stockés en ligne de manière sécurisée.
- Vous pouvez faire signer les documents à distance, ce qui limite les déplacements inutiles (qui génèrent une empreinte carbone parfois importante).
Vous souhaitez optimiser vos états des lieux ?
Comment faire un état des lieux sur tablette, concrètement ?
Pour réaliser un état des lieux sur tablette, vous pouvez utiliser l’application État des lieux faciles de LOCKimmo. L’outil est 100 % digital. Il est compatible avec Android et iOs. Il intègre la signature intégrée et permet aux locataires de signer directement sur la tablette.
Avec cet outil, vous pouvez également :
- Prendre des photos et les annoter.
- Comparer un état des lieux de sortie avec un état des lieux d’entrée.
- Travailler même sans réseau.
Pour faire votre état des lieux sur tablette avec LOCKimmo, rien de plus simple :
- Téléchargez l’application sur le Play Store ou l’Apple Store.
- Créez votre compte et paramétrez vos lots en gestion.
- Lancez un nouvel état des lieux (entrée ou sortie).
- Renseignez les informations (description des pièces, relevés de compteurs, photos…).
- Faites signer électroniquement le locataire et le bailleur sur la tablette.
- Envoyez l’état des lieux par e-mail et stockez-le en ligne.
Vous souhaitez tester LOCKimmo ? Essayez-le gratuitement ! Vous pouvez également demander une démo avec un expert pour voir comment il fonctionne en pratique.
État des lieux sur tablette : tout ce que vous devez savoir
L’état des lieux sur tablette est-il aussi valable qu’un état des lieux papier ?
Oui, un état des lieux réalisé sur tablette a la même valeur légale qu’un état des lieux papier, à condition qu’il respecte les obligations légales (loi ALUR et décret n° 2016-382). La signature électronique doit être conforme aux normes européennes (eIDAS), et le document doit être signé et accessible aux parties.
Que se passe-t-il si le locataire refuse de signer sur la tablette ?
Si le locataire préfère un état des lieux papier, vous pouvez imprimer le document et le faire signer manuellement. Cependant, la plupart des logiciels permettent de générer une copie numérique immédiatement envoyée par e-mail, ce qui facilite l’acceptation.
Peut-on modifier un état des lieux après signature ?
Une fois signé, un état des lieux numérique ne peut être modifié pour des raisons légales et de conformité. Toutefois, certains logiciels permettent de faire un avenant en cas d’omission ou d’erreur, avec l’accord des deux parties.
