Comme à l’approche d’un examen, l’audit de la caisse de garantie est une source de stress pour de nombreux agents immobiliers. Pourtant, une bonne gestion quotidienne et une bonne préparation de l’audit font partie des meilleures pratiques pour aborder cet événement en toute sérénité. Sans oublier de tirer les enseignements de l’audit a posteriori pour optimiser sa gestion. Avec le contrôle pré-audit, Lockimmo vous simplifie encore plus la vie. En 1 heure, vous faites le tour complet de vos finances sans rien oublier et Lockimmo vous liste tous les documents nécessaires pour le jour de l’audit.
Pourquoi un audit de votre caisse de garantie ?
En tant qu’agent immobilier, vous êtes tenu de présenter une garantie financière à vos clients. Compte tenu des sommes importantes en jeu dans l’achat immobilier comme dans la gestion locative, cela les rassure. Ainsi, ils savent que leurs fonds sont en lieu sûr.
La loi Hoguet du 2 janvier 1970 prévoit donc une obligation de souscrire une garantie professionnelle comme condition préalable à l’obtention ou au renouvellement d’une carte G notamment. Le décret N°72.678 du 20 juillet 1972 précise les modalités de cette garantie financière des agents immobiliers.
Le choix de la caisse de garantie est libre. La FNAIM propose sa propre caisse de garantie à ses 8 000 membres, tout comme les acteurs historiques de l’assurance et des acteurs 100 % digitaux apparaissent depuis quelques années. Le coût de cette garantie financière n’est pas anodin puisqu’il représente environ 0,5 % du montant garanti. Le montant garanti correspond au maximum de fonds que vous pouvez détenir sur une période donnée.
La caisse de garantie réalise périodiquement un audit des agents immobiliers assurés. L’objectif de cette mesure est simple : la caisse de garantie indemnise les clients de l’agence immobilière en cas de défaillance ou de cessation de paiement de celle-ci. Elle a donc intérêt à maîtriser son risque, en vérifiant le caractère sérieux de la gestion, non seulement au démarrage mais aussi au fil du temps et de la croissance de l’activité.
L’audit de gestion se réalise en général une fois par an. La caisse de garantie réalise ou fait réaliser un diagnostic complet de l’exercice. Très souvent, elle confie cette mission à un cabinet extérieur spécialisé. Il identifie toute irrégularité et toute anomalie de gestion. Cela lui permet aussi d’adapter le montant de la garantie aux fonds réellement gérés.
Première bonne pratique : prendre de bonnes habitudes tout au long de l’année
Pour que cet audit se passe bien, mieux vaut donc mettre en place de bonnes habitudes tout au long de l’année. Cela évite de devoir reprendre toute la comptabilité lorsque l’auditeur arrive. Ces bonnes pratiques sont utiles en vue de l’audit mais améliore également la gestion quotidienne de votre agence.
Par exemple, vous pouvez assurer un contrôle continu de la gestion par la mise en place de tableaux de bord. Avec les bons indicateurs, les irrégularités sautent aux yeux immédiatement. Des systèmes d’alerte permettent de détecter par exemple :
- tout dépassement de seuil (par rapport au montant maximal de la garantie) ;
- tout retard de paiement de locataires ;
- les dates anniversaires des contrats de location pour procéder à l’augmentation annuelle de loyer.
Automatiser certains processus offre une plus grande sécurité juridique et dégage du temps pour que vos collaborateurs effectuent des tâches à haute valeur ajoutée. Les solutions logicielles offrent aussi de nombreuses possibilités de multiplier les contrôles par plusieurs personnes, sans multiplier les coûts. Plusieurs paires d’yeux valent mieux qu’une seule ! Ainsi, votre agence diminue les risques d’erreur ou d’omission.
En parallèle, vous devez mettre en place une veille sur les nouvelles réglementations. Et on sait qu’elles sont nombreuses dans le secteur immobilier.
Deuxième bonne pratique : bien préparer l’audit
La période de l’audit de votre caisse de garantie approche ? Il est temps de vérifier la conformité de votre pratique avec la législation en vigueur. Maîtrisez-vous suffisamment les règles comptables ?
Si le chiffre d’affaires de votre agence immobilière progresse, avez-vous également étudié si le montant de votre garantie est encore adapté au montant des fonds perçus ?
Une bonne préparation vous fait gagner du temps et de la sérénité. Avec notre pré-audit, vous faites le tour en une heure de tous les points clés, qui seront vérifiés par les auditeurs. Vous savez quels éléments sont audités et vous les avez checkés avec l’aide d’un regard extérieur. Tout va donc bien se passer au moment de l’audit ! Vous êtes prêt.
Troisième bonne pratique : tirer profit des audits passés pour s’améliorer
L’audit doit vous servir à améliorer votre gestion locative. C’est l’occasion de prendre le recul nécessaire pour optimiser les processus : apurement des comptes d’attente, rapprochement bancaire automatisé, remise à plat des paramétrages, etc.
Le but est de gagner du temps sur les étapes de gestion administrative chronophages pour donner du temps au contrôle de gestion. Cet audit constitue souvent un point de départ pour réorganiser sa gestion : se doter d’un logiciel de gestion locative dernière génération, vérifier que son organisation administrative est suffisante en termes d’effectifs, se demander si une formation comptable serait pertinente, etc.
Avant de retomber dans l’urgence du quotidien, profitez de l’audit pour mettre en place des outils de reporting, des tableaux de bord et des KPI (key performance indicators) vraiment utiles à votre activité. Ces indicateurs doivent être peu nombreux et correspondre aux objectifs réalistes de votre agence pour les prochains mois. Il est inutile de multiplier les indicateurs sans rapport avec vos propres objectifs. Nous vivons dans un monde de données toujours plus nombreuses. Il est essentiel de trier les informations pour avancer plus vite et dans la bonne direction.
L’audit de la caisse de garantie doit être analysé comme un regard extérieur sur vos pratiques de gestion. Faites de cette contrainte une force ! Profitez-en pour améliorer le fonctionnement de votre agence.
