Les dépenses liées à une location sont réparties entre propriétaire et locataire. Ces dépenses peuvent servir à entretenir l’immeuble et à effectuer des réparations en cas de besoin, elles sont calculées au moment de la régularisation des charges locative. Elles peuvent aussi correspondre à des dépenses d’énergie (ex: fourniture d’électricité …).
Une partie de ces charges sont appelées charges récupérables ou charges locatives. Elles sont payées par le propriétaire, qui demande ensuite le remboursement à son locataire car ces dépenses sont considérées comme étant liées au locataire.
Régularisation des charges locatives : la répartition pour l’entretien d’un immeuble
Le locataire a la responsabilité d’entretenir son logement et d’effectuer les réparations simples. Le bailleur lui, intervient lorsque des réparations plus importantes doivent être réalisées. Il prend également en charge les dépenses d’administration et d’amélioration des équipements.
Pour ce qui concerne un bail d’habitation soumis à la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (logement occupé en tant que résidence principale) la liste des charges locatives est déterminée par un décret (n° 87-713 du 26 août 1987). Cette liste est exhaustive et inclut des charges telles que les taxes foncières, les frais d’eau, d’électricité, de gaz, d’entretien des parties communes et des espaces extérieurs, etc.
Au moment de la régularisation des charges, le propriétaire bailleur doit envoyer les décomptes des charges, par nature, au locataire. Suite à cet envoi, il doit tenir à disposition du locataire les pièces justificatives qui lui ont permis de faire cette régularisation.
Cependant, il est important de noter qu’il n’existe pas de texte qui indique que le propriétaire bailleur est dans l’obligation de fournir des photocopies de ces justificatifs au locataire.
En effet l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise uniquement que le bailleur doit justifier les charges récupérables. L’article précise que les pièces justificatives doivent être à disposition du locataire durant 6 mois, à compter de l’envoi du décompte de charges. Mais ce dernier n’est pas dans l’obligation d’envoyer les copies des factures au locataire.
En bref, c’est au locataire, s’il souhaite avoir accès à ces pièces justificatives d’en faire la demande au propriétaire bailleur.
Les différentes charges selon les types de location
Les charges locatives en copropriété
Dans le cas d’une copropriété, l’entretien courant et les réparations sont prises en charge par le syndic de copropriété. Ce dernier élabore et tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble. Le propriétaire règle au cours de l’année des appels de fonds qui lui sont transmis par le syndic et dépendent du budget prévisionnel voté par la copropriété.
Ces appels de fonds ont un montant qui variera selon la part des charges de copropriété attribuée au propriétaire. Montant qui sera déterminé en fonction des parts de la copropriété possédées par le propriétaire.
Les charges locatives qui seront réclamées au locataire seront elles aussi basées sur cette part de ces charges.
Une fois par an, le propriétaire reçoit un relevé de charges. Sur ce relevé il voit le détail de ce qui a été réellement dépensé par le syndic.
Sur ce document il pourra également trouver le montant des charges récupérables sur le locataire. C’est à ce montant que correspondra le montant des charges locatives.
Certains syndics de copropriété mentionnent sur les appels de fonds le montant des dépenses récupérables sur le locataire. Ces montants étant basés sur le budget de la copropriété et non des dépenses effectivement engagées il convient toutefois plutôt d’attendre le relevé de charges pour disposer du véritable montant des charges locatives.
Les charges locatives en monopropriété
La monopropriété désigne une situation où une personne est l’unique propriétaire d’un immeuble collectif. Dans ce cas, aucun syndic n’existe. C’est en effet le propriétaire lui-même qui se charge de l’entretien et des réparations de l’immeuble et des différentes dépenses.
Régularisation des charges locatives : la répartition des charges entre les locataires
Aucune loi ne le spécifie. La répartition doit être équitable et ne pas être modifiée tous les ans. Dans le logiciel de gestion locative LOCKimmo, il est possible de créer une clé de répartition de dépenses dynamiques. Ces clés permettent de répartir facilement les dépenses entre les différentes locations de l’immeuble.
Elle offrira plusieurs avantages :
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- Les dépenses pourront être réparties en fonction d’une clé de répartition librement fixée.
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- Les charges locatives seront automatiquement proratisées en fonction du temps de présence des locataires.
Les charges locatives en maison individuelle
Dans le cas d’une location de maison individuelle les charges locatives sont uniquement celles dont profitent directement le locataire (comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères par exemple) car il n’y a pas de parties communes.
La location “vide”
Dans le cadre d’une location non meublée, dite également location “vide”, les charges sont récupérables par le propriétaire à leur montant réel.
Le locataire verse chaque mois une provision pour charges globale en même temps que son loyer. La provision est fixée selon les résultats de la dernière régularisation des charges locatives.
La location d’un meublé
Dans le cadre d’une location meublée, le propriétaire a deux possibilités. Il peut en effet fixer le montant des charges à payer par les locataires forfaitairement ou au réel. Explications.
Pour les charges au réel, le procédé est le même que pour la location vide (voir ci-dessus).
Si les charges sont fixées forfaitairement, une somme fixe est déterminée par le bailleur. (celle-ci ne variera plus, quel que soit le montant réel des charges).
Cette méthode est très pratique du fait de sa simplicité.
A noter que ce forfait de charges (devant couvrir l’ensemble des charges) exclut bien évidemment la possibilité pour le bailleur de récupérer toutes autres charges.
Comment s’organise alors la répartition des charges entre les locataires ?
L’avant régularisation des charges locatives
Quand les charges sont au réel, le bailleur se doit de procéder à une régularisation annuelle des charges locatives qui concernent son immeuble. 1 mois avant cette régularisation, une lettre relatant le détail des charges doit être envoyée aux différents locataires afin de les en informer.
Les différents points qui suivent doivent y être présentés : ascenseur, chauffage, entretien etc… et également les factures, contrats d’entretien et autres contrats de maintenance. (tous les documents qui pourront justifier une éventuelle hausse des charges).
Bien évidemment, la répartition des charges entre propriétaire et locataire est précisée. Ce dernier peut donc s’informer sur les éventuelles variations.
Dans le logiciel LOCKimmo, cette fourniture des pièces justificatives est grandement simplifiée.
En effet, si ces documents ont été intégrés à la GED (gestion électronique des documents) ils pourront être consultés par le locataire grâce à son extranet. Tout est automatique !
La régularisation des charges locatives
La régularisation des charges locatives s’effectue de la manière suivante :
Le montant des provisions pour charges déjà versées par le locataire est soustrait au montant des dépenses locatives réelles engagées durant l’année. Ainsi, un rééquilibrage est effectué.
Si la provision versée par les locataires a été insuffisante pour pouvoir régler toutes les dépenses, le propriétaire peut demander le versement d’un complément.
Dans le cas inverse, ce dernier à l’obligation de reverser le trop-perçu.
Oubli de régularisation des charges locatives
Si la régularisation annuelle des charges locatives n’est pas effectuée, ce sera celle des 3 dernières années au maximum qui sera prise en compte.
Si aucune régularisation de charges n’a été effectuée au-delà de cette période de 3 ans, les charges locatives engagées ne pourront pas être récupérées sur le locataire. Ainsi une dépense de 3 ans et 2 mois ne pourra être intégrée dans une régularisation de charges.
Régularisation des charges locatives de fin de bail
Dans certains cas, le locataire quitte son logement pour X ou Y raison avant que le bailleur ne puisse demander la régularisation des charges locatives de l’année en cours. Le bailleur doit par exemple attendre l’arrêté annuel des comptes de la copropriété.
Il peut alors conserver une partie du montant de dépôt de garantie (qu’il doit restituer après le départ du locataire) à une hauteur maximale de 20%, en attendant de procéder à la régularisation des charges.
