À l’heure où la protection des données personnelles est au cœur de toutes les préoccupations, il est important de prendre des dispositions pour stocker correctement vos documents. Qu’ils soient relatifs à votre entreprise, vos locations, locataires ou propriétaires… Chacun de vos documents doit s’insérer dans une stratégie de conservation et sécurisation des données personnelles. Dans cette idée, voici quelques conseils pour être plus efficace au quotidien et simplifier le stockage de vos documents en tout genre.
La digitalisation, la clé d’une organisation efficace
Les avantages de la digitalisation
De plus en plus d’entreprises françaises, y compris des agences immobilières, dématérialisent progressivement leurs documents pour faciliter le stockage et la gestion de ces derniers. Tout aussi écologique qu’économique, la digitalisation de vos documents vous permet d’accéder à ces derniers de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment de votre journée. Un véritable gain de temps quotidien pour vos collaborateurs qui n’ont plus à se déplacer pour obtenir les informations dont ils ont besoin.
Votre équipe est ainsi plus réactive face aux demandes de vos clients et gagne en crédibilité auprès de ces derniers. La dématérialisation facilite également le télétravail, qui s’inscrit de plus en plus dans la philosophie de nombreuses entreprises.
Elle permet de réduire les risques de perte et s’engage parfaitement dans la politique de sécurisation des données personnelles. Dans un secteur comme l’immobilier où vous êtes amenés à manipuler quotidiennement des documents sensibles, comme des documents fiscaux ou d’identité, il est essentiel de sécuriser le stockage de ces derniers.
En numérisant vos documents, vous garantissez une traçabilité optimale à vos clients et vous pouvez également leur garantir une bonne gestion de leurs informations personnelles. Vous êtes ainsi en adéquation avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données) qui demande aux entreprises de stocker les données dans un format qui peut facilement être exploité et exporté.
La digitalisation facilite également le droit à l’oubli auquel vos clients peuvent avoir recours. Avec des dossiers digitaux, classés par locataire ou par location, vous retrouvez en un clic les documents liés à vos locataires et vous pouvez facilement les supprimer.
Plus qu’une simple tendance, c’est un excellent moyen de montrer à vos clients que vous savez vous adapter et répondre à leurs besoins.
La conservation des documents
Une bonne conservation des documents facilite grandement l’organisation générale de votre entreprise. On ne vous apprend rien en vous disant que tout garder indéfiniment est totalement contre productif. Voici donc quelques conseils pour conserver efficacement vos documents.
Pour commencer, effectuer un tri régulier au sein de ses documents permet de mieux classer ces derniers. En fonction de leur nature, les documents doivent être conservés à plus ou moins long terme. Pour de nombreux documents, des dates minimales de conservation ont été fixées pour que vous puissiez les trier.
Par exemple, les factures travaux liées à du gros œuvre doivent être conservées pendant au moins 10 ans tandis que les factures liées à des petits travaux, elles, peuvent être conservées pendant uniquement 2 ans. Tout ce qui est contrat de location, état des lieux ou quittance de loyer, sont à conserver durant toute la durée de la location + 3 ans.
Bien entendu, en fonction de la situation et de votre ressenti, libre à vous de conserver ces documents au-delà de la période minimale.
Les documents numérisés sont d’autant plus facile à trier puisqu’ils possèdent toutes les informations nécessaires. Vous n’avez plus à vous questionner sur la date de classement ou l’ancienneté de votre client, tout est inscrit en ligne. Vous pouvez ainsi effectuer votre tri en quelques minutes et en un clic !
Pour allier la digitalisation de votre activité, le stockage sécurisé et la conservation de vos documents, de nombreuses solutions existent. Dans le domaine de l’immobilier, celle qui est favorisée est la GED, la gestion électronique des documents. Zoom sur cette solution qui peut vous aider quotidiennement à stocker, classer, retrouver et partager vos documents.
La GED, la solution pour une gestion proactive en agence et syndic de copropriété
La GED, autrement dit gestion électronique des documents, permet de stocker en un même endroit tous vos documents. Idéale pour votre gestion locative ou syndic de copropriété, elle vous permet de collaborer efficacement avec vos différents locataires, propriétaires et même collaborateurs.
Nous savons à quel point la manipulation de documents en tout genre (quittances de loyer, dossiers locataires, courriers…) est importante et quotidienne dans votre métier. C’est pour cette raison que nous avons inclus la GED au sein de notre logiciel LOCKimmo.net. Accessible à tous, cet outil vous aide à conserver de façon sécurisée vos documents.
En lien direct avec vos logiciels métiers, les documents téléchargés dans votre logiciel de gestion locative sont automatiquement sauvegardés dans votre GED. Vous limitez ainsi les doubles saisies et vous assurez quotidiennement une sauvegarde de ces derniers.
Lorsque vous devez les partager, il vous suffit de vous rendre au sein de votre logiciel GED pour retrouver le document que vous cherchez et l’envoyer à votre contact. Le logiciel a été pensé pour que vous puissiez structurer et classer vos documents comme vous le souhaitez. Votre gestion est ainsi personnalisée en fonction de vos envies et besoins.
La GED vous accompagne dans votre dématérialisation et vous aide à réduire vos coûts. Vous transmettez vos documents par voie électronique et non plus postale, vous limitez vos impressions ainsi que l’étendue de vos archives physiques.
De plus, votre service client n’en est que plus performant ! Vous accédez facilement et rapidement à vos dossiers, ce qui vous permet d’offrir une réponse rapide à vos clients.
Vous êtes séduits par l’idée de dématérialiser votre activité ? Découvrez en vidéo tout ce que notre GED peut vous offrir : https://lockimmo.info/DaH
